Continuïteitsparagraaf

Inleiding
In deze paragraaf, die sinds enkele jaren verplicht is, geven we weer hoe Surplus de continuïteit voor de komende jaren financieel heeft vertaald en hoe Surplus de risico's inschat. Naast de meerjarenbalans en -begroting geven we ook de leerlingaantallen, de liquiditeit, de investeringen en het risicomanagement weer. De Raad van Toezicht geeft tenslotte haar weergave van het afgelopen jaar in de Rapportage Toezichthoudend Orgaan (B3).

De inkomsten van Surplus  zijn voor het grootste deel afhankelijk van het aantal leerlingen. Door tijdig te sturen op het verwachtte leerlingaantal kunnen we sturen op onze uitgaven en daarmee ons resultaat. Surplus zit in een krimpregio en heeft de afgelopen jaren te maken met een dalend leerlingaantal. De komende jaren zet deze daling verder door. Dit heeft al effect gehad op het aantal scholen. Sinds 2013 hebben we tien scholen minder, waarvan zeven scholen zijn gefuseerd met andere Surplus-scholen, onze twee (v)so scholen zijn overgedragen aan VierTaal ten gevolge van de Wet Passend Onderwijs en één school is gesloten.

Tot op heden kunnen we op basis van de ‘Regeling Gemiddelde Schoolgrootte’ alle huidige scholen nog prima bekostigen. In de komende vier jaar zien het leerlingaantal en het bijbehorende personele plaatje er door krimp van het leerlingaantal en het wegvallen van fusiemiddelen toch anders uit dan nu. We blijven inzetten op het behouden van kennis en werkgelegenheid en zoeken daarom de samenwerking met besturen in de regio. In het bestuursverslag wordt hier al op ingegaan. Jaarlijks maken we een prognose op basis van gemeentelijke prognoses en de inschattingen van de schooldirecties. Het maken van een goede prognose van de leerlingaantallen is bijzonder lastig. Zeker voor kleinere scholen waarbij een verhuizing van één gezin al een significante stijging of daling kan betekenen.  In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met de volgende leerlingaantallen:

Het feit dat we de komende jaren minder leerlingen zullen bedienen, heeft ook effect op het totaal benodigde aantal medewerkers. Het inzetten van fusiemiddelen, die vanuit het ministerie van OCW beschikbaar komen, geeft ons tijdelijk de mogelijkheid om te sturen en middelen vrij te maken voor de werkgelegenheid op onze scholen.

Aangezien de begroting 2017-2020 slechts op hoofdlijnen is gemaakt en de scholen op het moment van het opmaken van de jaarrekening nog bezig zijn met de meerjarenformatie zijn de exacte aantallen FTE nog niet aan te geven. Wel is op basis van de teruggang in de bekostiging en op basis van de huidige verhoudingen tussen de categorieën een inschatting gemaakt van het aantal FTE voor de komende jaren. De geplande samenwerking met Kopwerk heeft invloed op de omvang van de ondersteuning (met name in de beleids- en beheersfuncties). Het toekomstplan voor de ondersteuning is nog in voorbereiding. Daarnaast verwachten we minder directiefuncties nu er minder scholen zijn. Voor het jaar 2017-2018 gebruiken we de uitgangspunten van onze Visie op Formatie als input voor de bepaling van de omvang en samenstelling van de formatie, waarbij de (benodigde) kwantiteit en kwaliteit van ons personeelsbestand leidend is. We verwachten geen RDDF-plaatsingen.

Werkzaamheden op gebied van onderzoek en ontwikkeling
De werkzaamheden omtrent onderzoek en ontwikkeling richten zich met name op de onderwijsvernieuwingen. Voorbeelden hiervan zijn het project 'Alle Kansen op school' en de game 'Juf in de Wolken' die is ontwikkeld samen met andere besturen.

Investeringsomvang

Toelichting                              

In deze paragraaf geven we de meerjarenbegroting weer zoals deze in december door de Raad van Toezicht is vastgesteld. Deze begroting dient als kader voor de schooljaarbegroting die voor de zomervakantie gereed is. De komende jaren zijn er bezuinigingen nodig, hetgeen ook realistisch is gezien het dalend aantal leerlingen. De kengetallen die vanuit de meerjarenbegroting zijn berekend geven aan dat het verantwoord is om een deel van de reserves in te zetten.

De kapitalisatiefactor is aanmerkelijk gestegen de afgelopen jaren, hetgeen komt door de dalende bekostiging na het vertrek van onze (v)so-scholen in 2015. Het weerstandsvermogen stijgt, mede doordat de balansverhouding is veranderd nu we een voorziening voor onderhoud buitenkant hebben gevormd.

Uitgangspunten begroting
De volgende, deels wettelijke bekostigingsgegevens, zijn van toepassing op de begroting:

• Programma van eisen 2017  https://www.poraad.nl/files/themas/financien/programmas_van_eisen_basisonderwijs.pdf  1-10-2016
• http://www.poraad.nl/sites/www.poraad.nl/files/regeling_bekostiging_personeel_2016-2017.pdf  30-3-16
• CAO PO 2016-2017, salaristabel AFAS;
• Het personeelsbestand op 1-11-2016 (281FTE)  en de daarbij behorende verwachtte salariskosten rekening houdend met een opslag op het brutoloon voor werkgeverslasten, eindejaars- en vakantie-uitkering van  gemiddeld  62%;
• de leerlingentelling per  1-10-2016  en de per die datum berekende Gemiddelde Gewogen Leeftijd (GGL) per school;
• Voor het bereken van de gelden op schoolniveau gebruiken we de prognose van de leerlingtelling 1-10-2016 en drie jaar erop volgens inschatting van de directeuren, eventueel  aangepast met de gemiddelde verandering van de afgelopen vijf jaar.
• het Meerjarenonderhoudsplan 2016 dat is opgemaakt door de fa. OCS en wordt bijgewerkt door de stafmedewerker Huisvesting .

De kosten zijn ingeschat op basis van de beschikbare cockpitrapportages tot en met november 2016 en de inschattingen van de controller. Voor de begrotingskaders maken we gebruik van historische gegevens over de samenstelling van kosten binnen Surplus. We hebben het begrotingskader gericht op de door de Inspectie vastgestelde normen voor de verschillende kengetallen.

De leerling-prognoses zijn opgesteld op basis van gegevens uit de begrotingsgesprekken van 2017-2018. De inschattingen van vorig jaar zijn beoordeeld op actualiteit (o.a. teldatum 1-10-2016) en aangepast waar nodig aan de hand van de trend van de afgelopen vijf jaren. Per saldo zorgt dit voor een daling van het totale leerlingaantal van rond de 2-4% per jaar. We sluiten daarom niet uit dat we binnen deze begrotingshorizon weer te maken krijgen met het samenvoegen van scholen.

 
Cijfermatige toelichting
De baten lopen terug nu de krimp doorzet en er minder subsidies zijn begroot. De daling van het aantal leerlingen in de onderbouw versterkt de daling van de rijksbijdrage. Dat komt doordat de bekostiging voor onderbouwleerlingen hoger is. Daarnaast hebben we afgelopen jaren gebruik gemaakt van de subsidies voor SPS en Wetenschap & Techniek om enkele projecten te financieren. Deze subsidies stoppen. We hebben een actief beleid om te zoeken naar extra geldstromen.

De personele lasten dalen, ingegeven door sluiting van scholen en door te realiseren bezuinigingen. De afschrijvingslasten zullen licht stijgen, door investeringen uit 2016 en geplande investeringen in de komende jaren. De digitalisering van leermiddelen zorgt niet voor lagere afschrijvingen, omdat de licenties vaak een aanvulling zijn op de methoden. Dat is een aandachtspunt. De huisvestingslasten stijgen, vooral door hogere schoonmaakkosten. We kunnen doordat het MOP voldoende afgedekt is, minder doteren aan de voorziening onderhoud. Hierdoor hebben we ruimte om een deel van de bezuinigingen die nodig zijn op de huisvestingslasten te dekken. De overige lasten zullen voor de komende jaren nog niet sterk dalen, maar mede doordat we onszelf een bezuinigingsdoelstelling opleggen, moet dat bedrag omlaag kunnen. De samenwerking met Kopwerk kan zorgen voor een besparing.

De rentevergoeding is historisch laag en de rente-inkomsten zijn daarmee structureel behoorlijk lager dan voorgaande jaren.

Risicoparagraaf

• De huidige cao loopt af per 1-8-2017. De onderhandelingspartners zijn druk bezig om de effecten van de pensioenpremies door te rekenen. De dekking voor de eerder toegezegde eenmalige uitkering van € 500,- per fte die in april zou worden uitgekeerd is ter discussie komen te staan nu het ABP de pensioenpremies heeft verhoogd.
• De definitieve bekostigingsbedragen voor 17-18 worden in het voorjaar bekendgemaakt en zijn mede afhankelijk van de af te spreken cao.
• In de begroting is rekening gehouden met extra middelen voor de NT2-klassen op De Springschans die vóór de zomer van 2016 waren opgestart. Nu nagenoeg alle kinderen elders zijn geplaatst, is het onzeker of er een voorziening blijft bestaan. Surplus is met de gemeente in overleg over het in stand houden van een basisvoorziening. Het risico is ongeveer € 80.000,-. Dit risico is grotendeels afgedekt door het Samenwerkingsverband en door mogelijkheden om personeel elders in te zetten.
• De kosten voor de verhuizing en inrichting van het stafbureau - bij verhuizing en samenwonen met de staf van Kopwerk - als ook eventuele afboekingen voor gedane investeringen zijn niet mee begroot.

In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de wijze waarop Surplus de risico’s van de organisatie beheerst. Risico’s worden gezien als die factoren die het behalen van de doelstellingen kunnen bedreigen.

Risicomanagement
De Commissie Don heeft in 2009 naast signaleringsgrenzen voor de financiële kengetallen, ook een risico-inventarisatie gemaakt. Hierin zijn de volgende risico’s aangemerkt als risico’s/onzekerheden binnen het onderwijs die (voor een belangrijk deel) niet beheersbaar zijn en niet kunnen worden voorzien:

1. fluctuatie in leerlingaantallen,
2. financiële gevolgen van arbeidsconflicten,
3. instabiliteit in de bekostiging,
4. onvolledige indexatie van de bekostiging,
5. restrisico’s.

Voor deze risico’s heeft de Commissie Don de signaleringsgrenzen voor de bufferliquiditeit gesteld voor kleine besturen op 10% en voor grote besturen op 5%. De PO-Raad gaat voor besturen met (v)so scholen uit van een gemiddelde van 7,5% van de totale baten. Eerder in dit hoofdstuk (in de papieren versie 10.1) hebben we deze percentages berekend en toegelicht.

Risicomanagement krijgt al lang aandacht in de bedrijfsvoering van Surplus. In 2007, 2012, 2014 en 2015 hebben we risicoanalyses gemaakt als een onderbouwing van het buffervermogen dat Surplus noodzakelijk acht. De risico’s zijn daarbij gedefinieerd als die factoren die het behalen van de strategische doelstellingen kunnen bedreigen. In 2015 is een risico-analyse op strategisch niveau gemaakt. De resultaten hiervan zijn opgenomen in deze paragraaf. In het najaar van 2016 hebben we op twaalf gebieden een scan gemaakt.

1. Kwaliteit onderwijs (incl. zorg);
2. kwaliteit van het personeel in het primaire proces;
3. kwaliteit van de ondersteunende processen en middelen;
4. kwaliteit van de besturing;
5. beleidsuitvoering (a.h.v. de 7 speerpunten);
6. continuïteit van de organisatie;
7. instroom van leerlingen (marktaandeel);
8. imago;
9. externe relaties;
10. kwaliteit van de organisatie en de ondersteuning;
11. compliance van de organisatie (Wet -en regelgeving);
12. contractmanagement.

Iedere geleding (RvT, GMR, staf en de schooldirecties) hebben op drie van de twaalf onderwerpen het gesprek gevoerd over de risico's. De resultaten hiervan zijn door de bestuurder en de controller samengevat in een top 10 van risico's die extra aandacht behoeven.

De komende maanden wordt er gewerkt aan de samenwerking met Stichting Kopwerk. De belangrijkste risico's hierbij liggen o.a. in het tempo waarin veranderingen gaan plaatsvinden, de cultuurverschillen en het draagvlak in de organisatie. De bestuurders bespreken de risico's periodiek met de procesbegeleiders en de Raad van Toezicht.

Daarnaast onderkennen we (niet uitputtend) de volgende risico's (in de bedrijfsvoering) voor Surplus:

Financieel

1. Een steeds groter deel van onze begroting bestaat uit tijdelijke middelen, waardoor we structurele verplichtingen niet altijd meer vanuit structurele gelden kunnen bekostigen. Door te zorgen voor een bepaalde flexibiliteit in de kosten en tijdig bijsturen als de tijdelijke gelden stoppen, kunnen we dit risico beheersen.
2. Achterblijvende bekostiging voor huisvesting en ICT en techniek, waardoor noodzakelijke investeringen moeten worden gematigd. We proberen door het binnenhalen van subsidies extra middelen te verkrijgen om innovaties te kunnen betalen. Daarnaast zoeken we naar inkoopbesparingen.
3. Overheidsmaatregelen komen soms onverwacht en zorgen voor onrust in de organisatie en druk op de begroting. We houden deze ontwikkelingen nauwgezet in de gaten en sturen bij waar nodig.

Personeel

4. Door het uitblijven van definitieve afspraken in de CAO PO over de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) voor het openbaar onderwijs geeft onzekerheid over hoe we om moeten gaan met contracten van tijdelijke medewerkers. Een frequente analyse van de lopende contracten van de tijdelijke contracten/medewerkers moet ongewenste effecten beperken.
5. We zien een toename van het verzuim en een sterk verminderd aanbod van tijdelijke invalkrachten. Door goede begeleiders van invallers en samenwerking met de PABO's proberen we medewerkers te binden. We blijven inzetten op verzuimbegeleiding.

Onderwijs

6. Het niet voldoen aan de onderwijskwaliteit zorgt voor extra kosten en druk op de schoolteams. Daarnaast heeft het veelal effect op het leerlingaantal. Alle scholen binnen Surplus hebben een basisarrangement. De auditteams hebben daaraan een belangrijke bijdrage geleverd. De bestuurder en de onderwijsdirecteur bespreken minimaal twee keer per jaar de onderwijskwaliteit. Daarnaast hebben we extra ingezet op de interne begeleiders en de kwaliteit van de trendanalyses.
7. Technische onvolkomenheden in ICT en randapparatuur kunnen adequaat onderwijs belemmeren. Door goede afspraken met leveranciers en scholing worden deze risico's beheerst.

Flexibiliteit
Naast het zorgen voor voldoende financiële buffers en het beheersen van risico's, is ook kostenflexibiliteit een manier om risico’s te verminderen en te beheersen. Met behulp van het instrument dat we samen met de PO-Raad hebben ontwikkeld, bewaken we jaarlijks in hoeverre we onze baten kunnen verhogen en onze kosten kunnen verlagen en waar we flexibiliteit kunnen inbouwen. Uit voorgaande analyses blijkt dat we ongeveer 1% van onze begroting binnen zes maanden kunnen beïnvloeden en 2% binnen een jaar. Op langere termijn is een grotere flexibiliteit mogelijk.

Conclusie
We hebben een stap in de richting gezet naar meer risicobewustzijn binnen de organisatie en zinvolle gesprekken gevoerd binnen de verschillende gremia. Bij de inventarisatie zagen we geen grote verrassingen. Er is binnen de top 10 een aantal externe risico’s, waar we op moeten inspelen. Naast flexibiliteit vraagt dit een lange termijnblik en scherp sturen op ons weerstandsvermogen.

Het blijft de kunst om te zorgen dat risicomanagement pragmatisch blijft en 'leeft' in de organisatie. Daarom gaan we jaarlijks het gesprek aan met de diverse geledingen en worden de twaalf onderwerpen gerouleerd. Zo leren we elkaars inzichten kennen en verkrijgen we inzicht in de risico's.

De kans dat één of meerdere van deze risico’s zich voordoen is niet concreet te voorspellen. De impact van de risico’s kan zodanig groot zijn dat we onze doelstellingen moeten bijstellen naar een lager ambitieniveau. De continuïteit van de organisatie en de kwaliteit van de basisprocessen zullen daarbij niet in het geding komen.  De overall conclusie is dat we voldoende beheersingsmaatregelen hebben genomen om de risico’s af te dekken. Het blijft echter zo dat we, zoals de Commissie Don ook stelt, te maken hebben met risico’s die bij deze sector horen en waar we onze reserves voor aanhouden.

Disclaimer
Bij het opstellen van deze paragraaf is ingegaan op de toekomstige situatie van Stichting Surplus. Uiteraard laat de toekomst zich niet voorspellen en is de kans reëel  dat bovenstaande ramingen  afwijken van de daadwerkelijke realisatie. Immers, het onderwijs is onderhevig aan politieke besluitvorming en demografische ontwikkelingen. Binnen onze planning- en controlcylus is opgenomen dat we jaarlijks nagaan of onze uitgangspunten passend blijven en of we het scenario dat ten grondslag ligt aan bovenstaande raming nog geldig is. Er kan daarom geen garantie worden afgegeven over de toekomstige realisatie van het scenario dat in deze paragraaf is opgenomen.

Het jaar 2016 was voor de Raad van Toezicht van Surplus een jaar waarin vele voorbereidingen zijn getroffen om een personele unie waar te maken tussen Stichting Kopwerk-Schooltij en Stichting Surplus. De noodzaak voor deze unie komt voort uit ‘de krimp’ in deze regio. In de kop van Noord-Holland wonen steeds minder schoolgaande kinderen, en vrijwel alle scholen krimpen. Om ook op de langere termijn te kunnen garanderen dat zo veel mogelijk kinderen en ouders toegang hebben tot eigentijds, thuis-nabij onderwijs, met een goede kwaliteit, hebben Surplus en Kopwerk de handen ineen geslagen..

Surplus en Kopwerk zijn dit jaar gestart met de voorbereidingen van het realiseren van een gezamenlijk stafbureau. Aan de hand van een onafhankelijk onderzoek hebben we gekeken of het mogelijk was om onze ondersteunende diensten te delen en wat hierbij de randvoorwaarden zijn. Eén van de randvoorwaarden is een gezamenlijk onderkomen. Hiervoor gingen we in gesprek met de gemeente Hollands Kroon die besloten had om het gloednieuwe pand in Anna Paulowna, dat bedoeld was als gemeentehuis, te herinrichten voor diverse organisaties. De ondersteunende bureaus van de twee stichtingen zullen hier in de zomer van 2017 worden gehuisvest.
Vervolgens hebben we gekeken naar elkaars financiële situatie. Een officiële due diligence vonden we overdreven, omdat de afzonderlijke stichtingen zullen blijven bestaan. De auditcommissie van Surplus heeft de jaarrekening en de begroting van Kopwerk-Schooltij tegen het licht gehouden en geconstateerd dat de financiële situatie van Kopwerk voldoende gezond en bestendig is om met elkaar intensief samen te werken.

De bestuurders van de stichtingen besloten om vanaf september 2016 de bestuursvergaderingen alvast samen te houden en al regelmatig af te stemmen over onderwijskwaliteit, ontwikkelingen, investeringen, huisvesting, besturingsfilosofie en risico-management. Dat was voor de raden van toezicht goed voorbeeldgedrag waar we ons graag bij aansloten. We zijn eind 2016 eveneens gestart met het gezamenlijk vergaderen en overleggen met de raad van Kopwerk-Schooltij, vooruitlopend op de personele unie. De raden hebben vooral besluiten genomen over de zaken die geregeld moesten worden ter voorbereiding op die personele unie. Hiervoor hadden we een stappenplan opgesteld dat ons voert naar een intensieve samenwerking. In dit stappenplan staan de juridische zaken, personele aangelegenheden, financiële uitgangspunten en de uitgangspunten voor onderwijskwaliteit.

De gezamenlijke raad bestaat momenteel uit negen leden. Voorlopig willen we dat zo houden. Uiteindelijk willen we toe naar een raad van minimaal vijf en maximaal zeven leden. Dit zal gebeuren aan de hand van ons rooster van aftreden.

De stappen die de raad heeft genomen zijn ook met de GMR van Surplus besproken. De GMR heeft ons laten weten positief te staan tegenover de personele unie, en attendeert ons erop dat we de ouders goed mee moeten nemen in dit proces, zodat helder is dat thuis-nabijheid en kwaliteit van onderwijs de motivatie is en blijft van onze samenwerking.  

Voordat we in deze nieuwe samenstelling gaan acteren, heeft onze raad een evaluatie gehouden over haar eigen functioneren. Hierdoor blijven we scherp op elkaar en ieders rol, zoals we dat ook op onze bestuurder blijven. Ook dit jaar hebben we onze bestuurder beoordeeld op haar functioneren, heldere doelen afgesproken en ontwikkelpunten vastgesteld. We zijn blij met onze bestuurder, die daadkrachtig, evenwichtig, initiatiefrijk en ondernemend is.
Eveneens beoordelen we per kwartaal  de zeven speerpunten. De bestuurder licht dan de stand van zaken toe, benoemt de risico’s, de beheersmaatregelen en de consequenties van achterblijvende initiatieven. Op deze manier zijn we in staat om goed over de schouder van de bestuurder te kijken en kritisch te zijn waar nodig.
Zo maken we ons zorgen of er ook  in de toekomst voldoende mogelijkheden blijven om jonge, talentvolle leerkrachten vast te houden en of we in staat zijn om aan de eisen van de onderwijsinspectie te voldoen. Dit jaar hebben 4 scholen een waarschuwing van de inspectie gekregen met betrekking tot de opbrengsten.  We zien dat de inspectie ons soms dwingt in een smalle definitie van leeropbrengsten (met name op taal en rekenen). Deze leeropbrengsten worden getoetst op een manier die op gespannen voet staat met het ontdekkend en ontwerpend leren dat we voorstaan. De bredere ontwikkeling van kinderen (bijvoorbeeld de 21ste eeuwse vaardigheden) blijven daarmee onderbelicht in de weergave van de opbrengsten.  . .
Natuurlijk hebben we ook onze controlerende rol ten opzichte van alle planning- en control-instrumenten. We maken hiervoor gebruik van onze eigen ingestelde auditcommissie. Een commissie waarin twee leden van onze raad, de controller, de bestuurder en soms de accountant met elkaar de stukken grondig doornemen en een advies geven aan de volledige raad. De jaarlijkse stukken zijn goed leesbaar, overzichtelijk en we zijn tevreden over de begroting en het (financiële) jaarverslag. Het geeft een goed en getrouw beeld en een goed fundament voor de toekomstige ontwikkelingen en mogelijke risico’s.

We geloven in de toekomst van de samenwerkingsrelatie tussen Surplus en Kopwerk-Schooltij, en zijn van mening dat één en één - drie wordt.