Vermogensontwikkeling, balans en exploitatie

Inleiding
Tot voor kort golden de kengetallen die de Commissie Vermogensbeheer Onderwijsinstellingen (Commissie Don) in 2009 had voorgesteld. In 2009 ging de discussie vooral over 'te rijke schoolbesturen'. Inmiddels kunnen de meeste schoolbesturen prima vanuit een risico-perspectief aangeven waarvoor de reserves worden ingezet. Sinds september 2016 kent de Onderwijsinspectie dan ook een nieuw signaleringskader voor het Financieel Toezicht, dat voor alle onderwijs sectoren gaat gelden.

Het kengetal kapitalisatiefactor is hierbij 'ingeruild' voor twee nieuwe kengetallen: het weerstandsvermogen en de huisvestingsratio. In dit rapport geven we nog wel de kapitalisatiefactor weer voor het vergelijk. Hieronder geven we een toelichting op de kengetallen van Surplus in relatie tot de landelijke signaleringsgrenzen en de benchmark met onze collega-besturen.

Kapitaal versus financiële ruimte                     
Het kapitaal dat we binnen Surplus aanhouden is er om aan drie behoeften te voldoen. Ten eerste de behoefte aan investeringen in vaste activa, zoals computers en meubilair (financieringsliquiditeit). Ten tweede om te zorgen dat we onze rekeningen vlot kunnen betalen (transactieliquiditeit). En ten derde ter dekking van financiële tegenvallers (bufferliquiditeit).         

Hieronder is een overzicht gegeven van het toetsingskader dat de Inspectie van het Onderwijs hanteert ter bepaling van de signaleringsgrenzen. Hierin staan de kengetallen van Surplus van voorgaande jaren, en van 2016. De kengetallen hebben betrekking op de geconsolideerde cijfers over het boekjaar 2016. Een kengetal blijft een momentopname per balansdatum en heeft daardoor zijn beperkingen.                        

Het totaal van het eigen vermogen is per 31 december 2016 € 6,6 miljoen. Het eigen vermogen is in het boekjaar met € 160.000 afgenomen. Deze afname is  verklaarbaar door het behaalde negatieve resultaat over 2016 dat zorgt voor een lagere reservepositie.

Hieruit blijkt dat Surplus wat betreft de kapitalisatiefactor lager zit dan de andere twee besturen. Wat liquiditeit betreft heeft Surplus een beter uitgangspunt. Het kengetal solvabiliteit 1 van Sarkon is hoger dan de andere twee besturen, maar als de voorzieningen erbij worden betrokken zijn Surplus en Sarkon vergelijkbaar. Kopwerk heeft een wat lagere solvabiliteit wat mogelijk komt door een relatief  lagere omvang  van de voorzieningen. Opvallend bij alle drie de schoolbesturen is dat de rentabiliteit jaarlijks nogal fluctueert. Uiteraard hebben we nog niet de beschikking over een vergelijk voor het jaar 2016.

De kengetallen zijn opgesteld op basis van de door de Commissie Don voorgeschreven ratio's en signaleringsgrenzen, zoals deze tot september 2016 gebruikelijk waren. Deze hebben we aangevuld met de nieuwe kengetallen die de Onderwijsinspectie gaat gebruiken. Surplus hanteert de signaleringsgrenzen als toetssteen voor haar financieel beleid. Met betrekking tot de financiële kengetallen voldoet Surplus aan de minimum eisen. Ook heeft Surplus bij enkele kengetallen een hogere uitkomst dan de signaleringsgrens. Surplus bekijkt regelmatig de mogelijkheden om de financiële middelen doelmatig in te zetten voor het onderwijs, maar realiseert zich dat de kengetallen positief worden beïnvloed door eenmalige en tijdelijke middelen, zoals bijvoorbeeld subsidies en fusiemiddelen.   

Benutting financiële ruimte                     
In het strategisch beleidsplan van Surplus staan zeven speerpunten. De realisatie van de meerjarendoelen per speerpunt is eerder in dit rapport toegelicht. Ieder voorjaar werken scholen, staf en het bestuur de speerpunten verder uit in een jaarplan en vertalen ze financieel. Vanuit onze financiële ruimte proberen we extra investeringen te doen in de kwaliteit van het onderwijs en in onze medewerkers. De komende jaren zullen we de teruggang van de bekostiging door de krimp en wegvallen van fusiemiddelen opvangen door een deel van onze financiële ruimte te gebruiken. Dit wordt zichtbaar in de meerjarenbegroting die verderop is te vinden.

Beleid omtrent de algemene (=vrij besteedbare) reserve         
De algemene reserves dienen als buffer om onvoorziene financiële tegenvallers en risico's te dekken. Zij worden gevormd vanuit positieve exploitatieresultaten. Reserves kunnen - tijdelijk - worden ingezet ter dekking van de reguliere exploitatiekosten, mits we binnen de financiële kaders blijven. De hoogte van de algemene reserve toetsen we aan ons risicoprofiel dat we op basis van een risicoanalyse maken. Het bedrag van de algemene reserve bedraagt ultimo 2016 €  6,6 miljoen.           .                           
Planning en control                     
Surplus kent de PDCA-cyclus, waarbij het strategisch beleidsplan ('de zeven speerpunten') met afgeleide meerjarendoelen leidend is. Jaarlijks werken we het meerjarenbeleidsplan bij en vertalen we dit naar een bovenschools jaarplan en jaarplannen op schoolniveau. Onze zeven speerpunten zijn daarbij de pijlers. De begroting wordt van `onderaf` gemaakt - dus vanuit de scholen - en integraal voorgelegd aan alle geledingen.                  
Ieder kwartaal maken we een integrale rapportage met daarin de stand van zaken van onze organisatie op de realisatie van de zeven speerpunten en op de gebieden onderwijs, personeel, financiën, huisvesting en communicatie. Onze scholen ontvangen cockpitrapportages over hun financiën en formatie. De rapportages worden periodiek besproken met de bestuurder, de Raad van Toezicht, de staf en de schooldirecteuren. Jaarlijks maken we een jaarrapport, dat door de accountant wordt gecontroleerd. We bespreken onze - financiële - positie met onze stakeholders.                        
De belangrijkste processen en de verantwoordelijke functies zijn beschreven in het Handboek Administratieve Organisatie Surplus. Dit handboek wordt periodiek bijgewerkt. In 2016 hebben we de personele processen en de flow van facturen geactualiseerd. Dit was nodig doordat we zijn overgegaan naar een ander factuurverwerkingspakket (Proactive) en naar een nieuwe inrichting van AFAS Insite. Daarnaast hebben we sinds mei 2016 een digitale rapportagetool (TIG), waarmee we nagenoeg realtime inzicht hebben in zowel de personele als financiële stand van zaken. Voor 2017 is wederom een aantal optimalisaties gepland, dat we samen met Vizyr (sinds april 2017 ONS Onderwijsbureau) uit gaan voeren. Dit betreft o.a. het proces van verhuur-en medegebruik en het proces voor de verwerking van de Akte van Aanstellingen/Benoemingen.

Conclusie                     
We zien een stijging van onze vrije ruimte, vooral door een relatief grote afname van het kapitaal dat nodig is voor de investeringen en het voldoen van kortlopende schulden. Dit is grotendeels te herleiden naar de omvang van de organisatie die in 2015 door o.a. het vertrek van de (v)so scholen kleiner is geworden. Uit deze kengetallen kan worden geconcludeerd dat Surplus per balansdatum voldoende financiële slagkracht heeft om eventuele toekomstige risico's op te vangen. Het beleid van Surplus is erop gericht om onderbenutting van kapitaal te voorkomen. Dit doen we door onze middelen beleidsmatig in te zetten en goed de risico's in ogenschouw te nemen.   

Analyse van de balans

Rubriek 1.1.
De activa zijn in omvang gedaald door afboekingen van activa die niet meer in gebruik zijn (o.a. na samenvoegen van scholen) en de afschrijvingen. Hier staan minder investeringen tegenover, waardoor de boekwaarde lager is geworden per ultimo 2016.

Ten opzichte van de begroting zien we, net als afgelopen jaren, een veel lager investeringsbedrag voor leermiddelen. Dit is grotendeels te verklaren doordat leermiddelen steeds vaker digitaal worden gebruikt. Verder zien we dat we 152.000 hebben geïnvesteerd in het verbeteren en vernieuwen van schoolpleinen en schooltuinen. Dit is gebeurd op de Julianaschool, De Springschans, De Brug en De Snip.

Rubriek 1.2.2. Vorderingen   
De vorderingen zijn wat lager dan in 2016 omdat we minder te vorderen hebben van gemeenten voor bouwprojecten.

Rubriek 1.2.4. Liquide middelen   
De liquide middelen zijn per ultimo 2016 per saldo afgenomen met € 890.000. Voor de verklaring hiervan verwijzen we naar het kasstroomoverzicht.   

Rubriek 2.1. Eigen vermogen   
Het eigen vermogen is door het negatieve resultaat afgenomen.

Rubriek 2.2. Voorzieningen   
De voorzieningen zijn in omvang licht toegenomen. We hebben een voorziening moeten vormen voor langdurig zieke medewerkers van € 92.000. Ook hebben we een flinke rekening betaald vanuit de WW-voorziening aan het Participatiefonds van voorgaande jaren. Om deze voorziening op peil te houden hebben we weer een bedrag van € 53.000 toegevoegd.

Rubriek 2.4. Kortlopende schulden   
De kortlopende schulden zijn fors afgenomen. Vorig jaar was zekerheidshalve een bedrag apart gezet voor het aanvullen van het kapitaal van Stichting Beheer Brede Scholen; dat is nu betaald. Ook hadden we vorig jaar een hoger bedrag staan als nog te besteden subsidie (o.a. WenT), hetgeen in 2016 voor een belangrijk deel is ingezet.